Er worden verschillende gegevens uit de gegevensstroomschema’s opgeslagen in het bestand. Het meeste wordt opgeslagen in de administratie. Bij deze worden er verschillende gegevens opgeslagen. Deze worden hieronder besproken. 

 

Leveranciers 

Leveranciers worden bij SmartMirror opgeslagen onder een code. Deze code is bijvoorbeeld C1234AB001. De C staat voor crediteur en daarna volgt de postcode van deze leverancier. De 001 is een opsomming van de leverancier. Dit betekent wanneer er meerdere leveranciers deze postcode hebben, worden de laatste drie cijfers aangepast 002 enzovoort. Onder dit leveranciersnummer worden persoonlijke gegevens van de leverancier opgeslagen, bijvoorbeeld adres, (ontvangen) facturen en rekeningnummer. Daarnaast staan er ook de algemene gegevens van de leveranciers bij. 

Als laatste wordt er ook een standaardinkooporder opgeslagen. Dit is het minimale bestelniveau wat SmartMirror moet bestellen en dan verloopt de bestelling vrijwel automatisch. 

 

Klant 

Bij de verkopen worden klantnummers opgeslagen. Er wordt bij de klantnummers onderscheid gemaakt tussen particulieren en zakelijke partners van SmartMirror. De particulieren en zakelijke partners worden opgeslagen in het klantenbestand met een nummer en letter. De particulieren met K en de zakelijke partners met een Z. Het nummer, bijvoorbeeld K1234AB001. Het nummer bestaat uit dezelfde gegevens als de leveranciers. Onder dit klantnummer komen persoonlijke gegevens van de klant, bijvoorbeeld algemene gegevens, adres en (verzonden) facturen. 

De verzonden facturen van SmartMirror worden ook opgeslagen met een bepaalde code, bijvoorbeeld F201903001. De F staat voor factuur, daarna volgt het jaar waarin de klant zijn bestelling plaats. Daarna (03) volgt de maand en als laatste (001) een opsomming van de facturen. De volgende factuur is dus 002 enzovoort. 

 

Voorraad 

De voorraad van SmartMirror wordt opgeslagen in het magazijn. Deze voorraad wordt per kwartaal geïnventariseerd. In het ERP-systeem wordt aan de hand van de in- en verkooporders de voorraad automatisch bijgehouden. Door de inventarisatie per kwartaal wordt gecontroleerd of er geen voorraad van de onderneming is ontnomen. De voorraad wordt automatisch besteld als deze onder de minimale buffervoorraad zit. 

 

Personeel 

Van het personeel van SmartMirror worden de NAW-gegevens opgeslagen. Daarnaast worden de gewerkte uren, verlofuren, (eventuele) overuren en ziekmeldingen bijgehouden. Elk personeelslid krijgt maandelijks een loonstrook toegestuurd.