ERP-systeem

Inleiding

In dit projectplan wordt er ingegaan op de verandering van het ERP-systeem van SmartMirror. De reden van dit project is dat SmartMirror een digitale spiegel op de markt brengt, dit is een spiegel die op een spiegelbeeld kleding en accessoires naar keuze projecteert. De reden van dit idee is dat mensen tegenwoordig meerdere maten bestellen van bijvoorbeeld een jurk, omdat ze niet weten hoe die jurk staat. Met een digitale spiegel is dat probleem opgelost. Met behulp van een nieuw ERP-systeem hoopt SmartMirror dat de processen optimaal behoud worden.  

 

Projectopdracht 

Het doel van dit project is om binnen drie weken het nieuwe systeem te installeren op iedere computer binnen SmartMirror. Om huidige gegevens niet kwijt te raken worden alle gegevens die in het huidige systeem staan, overgezet in het nieuwe systeem. De medewerkers zullen een cursus volgen over hoe het nieuwe ERP-systeem werkt. Het project is geslaagd wanneer het nieuwe ERP-systeem succesvol geïmplementeerd is.  

 

Reikwijdte van het project 

Omdat alle gegevens gekoppeld zijn aan het ERP-systeem, zal de overgang naar een nieuw ERP-systeem heel de organisatie beïnvloeden. Het nieuwe ERP-systeem moet binnen drie weken zijn geïnstalleerd. Het doel van het nieuwe ERP-systeem is dat de gegevensverwerking en de processen optimaal verlopen.  

 

Projectorganisatie 

Dit project wordt geleid door de heer M. Rovers. Daarnaast zijn vier medewerkers binnen de werkgroep verantwoordelijk voor een goed verloop van het project. 

Deze werkgroep bestaat uit:  

  • Ruthger Breel; 
  • Sanne Drijfhout; 
  • Levi Schimmel; 
  • Mark Verbaan. 

 

Beoogde eindproduct 

Het beoogde eindproduct is dat na drie weken het nieuwe ERP-systeem volledig werkt. De gegevensverwerking en de processen zullen dan optimaal zijn, daarnaast moeten in die drie weken, de medewerkers een cursus gevolgd hebben over het nieuwe ERP-systeem.  

 

Fasering  

Hieronder staan de fases voor het invoeren van een nieuwe ERP-systeem weergegeven. 

- Ten eerste wordt het nieuwe ERP-systeem geïnstalleerd.  

- Vervolgens worden de gegevens uit het vorige systeem overgezet naar het nieuwe systeem. 

- In de tussentijd krijgt het personeel een cursus over het nieuwe ERP-systeem. 

- Het systeem wordt gekoppeld aan de externe software. Tot slot wordt het oude ERP-systeem verwijderd. 

 

Tijdpad 

Hieronder is het tijdpad voor het overstappen naar het nieuwe ERP-systeem weergegeven.  

 

Week 1 

Dag 1 

Installeren nieuwe ERP-systeem 

Dag 2 

Installeren nieuwe ERP-systeem 

Dag 3 

Installeren nieuwe ERP-systeem 

Dag 4 

Overzetten gegevens uit het vorige systeem 

Dag 5 

Overzetten gegevens uit het vorige systeem 

 

Week 2 

Dag 1 

Overzetten gegevens uit het vorige systeem 

Dag 2 

Cursus 1/4 van het personeel 

Dag 3 

Cursus 1/4 van het personeel 

Dag 4 

Cursus 1/4 van het personeel 

Dag 5 

Cursus 1/4 van het personeel 

 

Week 3 

Dag 1 

Koppelen aan de externe software 

Dag 2 

Koppelen aan de externe software 

Dag 3 

Koppelen aan de externe software 

Dag 4 

Oude ERP-systeem verwijderen. 

Dag 5 

Oude ERP-systeem verwijderen. 

 

Belangengroepen 

Het gehele team van SmartMirror heeft belang bij het nieuwe ERP-systeem. Naast het team, hebben ook de afnemers en de leveranciers belang bij het nieuwe ERP-systeem. 

 

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden 

Omdat SmartMirror nog niet heel groot is, heeft elke medewerker maar één bevoegdheid binnen het management. Iedereen is van elkaar op de hoogte waar iemand mee bezig is.  

Mark Verbaan (CTO) en Sanne Drijfhout (CIO) zullen bezoekers en klanten inlichten over de mogelijke problemen op de site tijdens het project. Levi Schimmel (CEO) en Ruthger Breel (COO) zullen ervoor zorgen dat de werkzaamheden met het doorvoeren van het nieuwe ERP-systeem naar behoren verloopt. Om te voorkomen dat er gegevens kwijt raken, zullen ze ook een back-up maken van alle huidige gegevens.   

 

Communicatie 

Via de Website zullen er aankondigingen worden gedaan naar de bezoekers dat de Website mogelijke beperkingen zal hebben deze periode. Naast de website, zal deze informatie ook gedeeld worden via social media platformen. Klanten zullen daarnaast een persoonlijke mail ontvangen met daarin een herinnering van de mogelijke storing. Dagelijks zal er om 08:30 uur gezamenlijk de planning van de dag worden doorgesproken, zodat elke medewerker overal van op de hoogte zal zijn.

  

Mensen, middelen en kosten  

Een nieuw ERP-systeem inzetten kost het een en ander. Op voorhand zullen alle mogelijke kosten in kaart worden gebracht om een zo goed mogelijk beeld te vormen.  

Kosten voor het invoeren van een nieuw ERP-systeem: 

  • Installatie van het nieuwe ERP-systeem zal €4750 bedragen.   
  • Om ervoor te zorgen dat de huidige gegevens niet verloren zullen gaan, zal er een back-up gemaakt worden ter waarde van €750.  
  • Naast deze kosten wordt er €200 per persoon gerekend voor de cursus, wat een totaal bedrag geeft van €800 voor alle medewerkers.  
  • Tot slot wordt er rekening gehouden met €800 kosten aan de niet gedane werkzaamheden, doordat de medewerkers van SmartMirror op cursus zijn.  

 

Kwaliteit 

Kwaliteit is een belangrijk gegeven van een product en daarom speelt het ook een erg belangrijke rol. Zonder de juiste kwaliteit zal ook het project niet slagen. Om de kwaliteit zo goed mogelijk te waarborgen, zijn er een aantal belangrijke zaken:  

  • Binnen het bedrijf moet er een goede communicatie zijn.  
  • Wekelijks zal er een vergadering worden gehouden om zaken te bespreken en te kijken of alles nog loopt volgens plan.  
  • Indien nodig zal er een externe partij worden ingeschakeld om de kwaliteit mogelijk nog meer te verbeteren. Er zal naar een goede kwaliteit in het project worden gestreefd door goede communicatie en waar nodig een externe partij in te zetten. 

 

Risico’s en randvoorwaarden 

Aan het ontwikkelen en doorvoeren van een nieuw ERP-systeem zijn enkele risico’s verbonden. Het is belangrijk om van te voren mogelijke risico’s in kaart te brengen, om op voorhand te weten wat er mis kan gaan. Een mogelijk risico is dat er gegevens niet worden meegenomen in de overgang naar het nieuwe systeem. Hierdoor kunnen de gegevens verloren gaan. Om dit risico zo klein mogelijk te maken, dient er van te voren een back-up gemaakt te worden. Daarnaast bestaat het risico dat het iets langer zal duren voordat klanten worden geholpen de komende drie weken. Dit komt, doordat de overgang naar een nieuw ERP-systeem enige tijd en aandacht vergt van de medewerkers. Een ander risico wat zich voor kan doen, is dat het ontwikkelen en invoeren van het nieuwe ERP-systeem langer duurt dan op voorhand wordt verwacht. Om mogelijke klachten te voorkomen, dienen er afspraken gemaakt te worden om de risico’s te voorkomen. Er zou gedacht kunnen worden aan het inschakelen van een externe partij. Voor het invoeren van het nieuwe ERP-systeem zal er een budget van €7500 ter beschikking komen, op basis van de gemaakte kostenanalyse.