Beheren systemen

SmartMirror heeft zoals al eerder beschreven gekozen voor het gebruik van een geïntegreerd informatiesysteem in plaats van verschillende informatiesystemen. Het belangrijkste hieruit voortvloeiende kenmerk is dat de gegevens binnen SmartMirror voor iedereen inzichtelijk moeten zijn. De verschillende afdelingen dienen samen te werken in het primaire bedrijfsproces en dienen dan ook allen beschikking over de diverse informatie te hebben.  

Dit houdt in dat de verkoopafdeling ook inzichtelijk moet kunnen krijgen wat de laatste factuur van een klant was. Uiteraard wordt hier wel een functiescheiding in aangebracht om ervoor te zorgen dat fraude en verspillingen op welke manier dan ook geminimaliseerd worden. 

 

Binnen SmartMirror gaan we gebruik maken van het ERP-systeem van AGP.  

Het algemeen beheer van dit pakket wordt in handen gelegd van de afdeling ICT/Systeembeheer. 

De afdelingen van SmartMirror worden verantwoordelijk gehouden voor het bijwerken van de voor hun afdeling relevante informatie. Dit betekent dat verkoop uitsluitend bewerkingen maakt voor bijvoorbeeld verkooporders en klantgegevensbeheer, maar dat zij geen bewerkrechten hebben voor financiële informatie als het bepalen van de verkoopprijs, want deze gegevens worden bewerkt door de daarvoor verantwoordelijke afdeling. 

 

Wel dienen alle gegevens waar een afdeling niet voor verantwoordelijk is inzichtelijk te zijn voor deze afdeling ongeacht of deze afdeling bewerkrechten heeft. Dit punt is met name van belang aangezien SmartMirror de uitwisseling van gegevens binnen de organisatie zo transparant mogelijk wil laten verlopen om processen te versoepelen en de klant zo snel mogelijk van dienst te kunnen zijn. Wij geloven dat een goede transparante gegevensuitwisseling de basis is voor een juiste communicatie organisatiebreed bekeken.  

 

Beveiliging systemen

SmartMirror haar ERP-systeem en de gegevens worden opgeslagen met zowel geprogrammeerde als fysieke beveiliging. De beveiliging van SmartMirror is tegen eventuele misbruik en tegen calamiteiten. Deze worden allebei behandeld. 

 

Bescherming tegen misbruik 

De geprogrammeerde beveiliging bestaat uit aparte accounts om in te loggen. Iedere functie heeft een aparte inlogcode en heeft verschillende functies waar hij gebruik van kan maken in het ERP-systeem. Dit betekent dat de hoofd inkoper niet bij de verkopen van SmartMirror kan. Deze inlogcodes beveiligen SmartMirror dus tegen misbruik. 

Daarnaast kan de directeur zien wie een aanpassing heeft gemaakt. Dit betekent dat de directeur dus kan zien wie een inkooporder heeft verwerkt binnen de administratie. Dit wordt audit trail genoemd. Met dit is dus altijd na te gaan wat iemand gedaan heeft en waar en hoe eventuele fouten gemaakt zijn. 

 

De fysieke beveiliging bestaat voornamelijk uit de absentiebeveiliging. Dit is een preventieve maatregel en dit betekent dat een account automatisch wordt uitgelogd wanneer er binnen een bepaalde tijd niks op de computer gebeurd.  

 

Bescherming tegen calamiteiten 

Elke computer heeft een antivirusprogramma. Dit betekent dat hackers niet een vrije doorgang hebben tot het systeem van SmartMirror. Op het moment dat een virus ontdekt wordt, wordt de gebruiker onmiddellijk door het programma gewaarschuwd, zodat er actie kan worden ondernomen voordat het virus zijn vernietigende werk kan doen. 

 

Daarnaast wordt er een algehele back-up gemaakt van de documenten op de computer. Dit betekent dat bijvoorbeeld bij brand de documenten niet verloren gaan. Deze back-up wordt elke week gemaakt. Ook heeft een gebruiker een eigen account en kan zij ook uitwijken naar een andere locatie om zijn werk te doen. Dit biedt kansen zodat medewerkers ook thuis kunnen werken.