Operationeel niveau

Operationele informatie is bestemd voor het uitvoerend management. Het is gedetailleerde informatie die werknemers in staat stelt om hun werk te doen. Het doel is de dagelijks gang van zaken goed te laten verlopen. De operationele besturing verdeelt middelen over de uit te voeren taken en ziet toe op de efficiënte hiervan.  

 

De medewerkers van SmartMirorr moeten over de informatie beschikken die hun in staat stelt om hun dagelijkse activiteiten goed te kunnen uitvoeren. Hiervoor kunnen ze de planning gebruiken. De gegevens die de medewerkers nodig hebben kunnen ze naast de planning vinden in het ERP-systeem. Voor de verduidelijking worden hieronder van 2 processen van SmartMirror de informatiebehoefte en de bronnen van die informatie weergegeven. 

 

Een magazijnmedewerker moet weten of hij een order in ontvangst moet nemen. Dit kan hij vinden in het ERP-systeem bij de INKOOPORDERS. Als de artikelen ontvangen zijn moet de medewerker dit aangeven in het ERP-systeem in ARTIKELEN. Om te kunnen kijken of de geleverde spiegels de bestelde spiegels zijn moet de medewerker de inkooporder bekijken in INKOOPORDERS. Om te weten waar de spiegels in het magazijn moeten worden geplaatst moet de magazijnmedewerker kijken op het plattegrond van het magazijn. Voor het orderpicken moet de magazijnmedewerker weten welke goederen hij of zij moet picken. Een magazijnmedewerker weet door een kopie van een factuur of magazijnafgiftebon welke producten hij of zij moet picken. Die factuur komt van FACTUREN en de magazijnafgiftebon is gemaakt op basis van de verkooporder uit VERKOOPORDERS.  

 

Bij een standaardinkoop verloopt het proces op de volgende manier. Door een inkoopimpuls weet een inkoopmedewerker dat er moet worden ingekocht. Door het bestand ARTIKELEN en LEVERANCIERS te raadplegen weet de medewerker bij wie het moet worden ingekocht. Door de gegevensverzameling CONTRACTEN  te raadplegen en de orderregels in INKOOPORDERS te bekijken weet de medewerker hoe er moet worden ingekocht bij die bepaalde leverancier.  Het ontvangen van de goederen is hierboven beschreven.  Als de factuur van de leverancier is ontvangen moet de administratieve medewerker deze controleren.  De medewerker van de administratie controleert of de factuur gegevens kloppen door de gegevensverzamelingen LEVERANCIERS te raadplegen voor de crediteurgegevens. Verder controleert de medewerker of de factuur terecht is gestuurd door te kijken of de goederen zijn ontvangen. Dit is te vinden in het bestand ARTIKELEN. Daarnaast moet de medewerker controleren of de factuur overeenkomt met de inkooporder en magazijnontvangst waarvoor de medewerker de aantallen en prijzen nodig heeft die op die documenten staan. Deze documenten vindt de medewerker in de gegevensverzamelingen FACTUREN, INKOOPORDERS en ARTIKELEN. Voor het einde van de krediettermijn moet de factuur worden betaald. Het ERP-systeem zorgt voor de samenstelling van een betaaladvieslijst door gebruik te maken van LEVERANCIERS en wordt ingelezen in de betaalmodule. Er wordt een betaalopdracht gemaakt.