Productontwikkeling 

Voordat een product geproduceerd kan worden moet het worden ontwikkeld. Het ontwikkelen van ons product doen wij zelf. Het ontwikkelen van een product bestaat uit het formuleren van een strategie voor het product, het ontwikkelen van een idee wat bij ons onze spiegel is. Omdat wij maar een idee hebben slaan wij de fase schifting en evaluatie over, daarna wordt het idee geëvalueerd met behulp van een productevaluatiematrix. Deze matrix omvat maatstaven die gebruikt worden voor de evaluatie van ons idee. Gebruikte criteria zijn o.a. het verwachte rendement, de grootte en de groei van de markt. Daarna wordt een prototype ontwikkelt. Het eerste concrete proefmodel dat alle technische functies kan uitvoeren. Het prototype wordt natuurlijk getest of het daadwerkelijk werkt. 

 

Geven van de inkoopopdracht 

Om het inkoopproces in gang te zetten is er een inkoopimpuls nodig dat bepaalde producten moeten worden ingekocht. Bij ons bedrijf is de inkoopimpuls dat er in de verkoopprognose van uit wordt gegaan dat artikelen verkocht zullen worden. Nadat ons product dus ontwikkelt is en we een verkoopprognose hebben gaan we opzoek naar een bedrijf om de productie aan uit te besteden. Als onze voorraad spiegels een bepaald minimum heeft behaald stuurt het ERP-systeem ook een signaal dat er moet worden ingekocht. 

 

Aanvragen offertes en selecteren van leveranciers 

In deze fase zullen aan verschillende bedrijven worden gevraagd om offertes te leveren voor het produceren van ons product. De offerte gegevens worden vastgelegd in een offerteregister en de offertes worden pas na een bepaalde einddatum geopend onder het vierogenprincipe. Op basis van de ingebrachte offertes zal er een keuze gemaakt worden voor een leverancier. 

 

Onderhandelen en contract tekenen 

Als eenmaal een keuze gemaakt is voor een bepaalde leverancier zal worden onderhandelt over de leveringsvoorwaarden en andere bepalingen in een contract. Als beide partijen het eens zijn wordt het contract ondertekend. Wanneer er een contract is met een leverancier kan voor een volgende bestelling spiegels worden gedaan waarbij deze en de voorgaande stappen kunnen worden overgeslagen. 

 

Bestellen-plaatsen inkoporder 

In deze stap wordt er daadwerkelijk een inkooporder voor producten geplaats door iemand die daarvoor bevoegd is. In een ERP-systeem kan makkelijk een inkooporder worden aangemaakt op basis van offertegegevens. De order wordt vastgelegd in het orderbestand.  

 

Producten ontvangen 

In deze fase van het proces worden de producten ontvangen en worden ze gecontroleerd. Er wordt gekeken of de bestelde spiegels zijn geleverd en of de geleverde spiegels de bestelde spiegels zijn. Daarnaast wordt gekeken of de spiegels voldoen aan de overeengekomen voorwaarden zoals kwaliteit.

  

Controleren inkoopfactuur 

In deze fase wordt de inkoopfactuur gecontroleerd. Er wordt gekeken of een ontvangen factuur terecht is verstuurd en inhoudelijk klopt. Daarnaast wordt in deze fase onderzocht of de spiegels die in rekening zijn gebracht ook daadwerkelijk zijn besteld en ontvangen. De factuurcontrole mag niet door afdeling Inkoop worden gedaan. De factuur wordt na ontvangst door de crediteurenadministratie ingevoerd. Aan de hand van de gegevens in het stambestand crediteuren (gegevensverzameling leveranciers)  zal een controle worden uitgevoerd naar de rechtmatigheid van de factuur. Daarnaast wordt gecontroleerd of de gegevens op de factuur overeenkomen met de gegevens van de inkooporder en van de goederenontvangst in het magazijn. 

 

Betalen inkoopfactuur 

In deze fase wordt de inkoopfactuur betaald. Uit het crediteuren bestand worden de te betalen facturen en bijbehorende crediteurengegevens geselecteerd en ingelezen in de betaalmodule. Er wordt een betaalopdracht gemaakt. De feitelijke betaling wordt uitgevoerd door een daarvoor bevoegd persoon.